Privacy reglement Arbo Innovatie Groep BV

Misschien bent u wel eens op het spreekuur van de bedrijfsarts geweest. Of kwam er een werknemer van Arbo Innovatie Groep bij u langs toen u ziek was. En wellicht bent u wel eens door ons gekeurd. Dan vraagt u zich misschien af waar de gegevens die verzameld worden, eigenlijk blijven. Wat ermee gebeurt en wie ze mag bekijken.

Waarom heeft Arbo Innovatie Groep een privacyreglement?

De professionals van Arbo Innovatie groep hebben gegevens nodig om u en uw organisatie te ondersteunen bij het voeren van een gezond arbeids-omstandighedenbeleid. Ze kunnen niet zonder deze informatie. Dat neemt niet weg dat uw gegevens natuurlijk wel van vertrouwelijke aard zijn. Arbo Innovatie Groep ziet er daarom nauwkeurig op toe dat deze optimaal beschermd worden tegen onbevoegde ogen. In ons register staat precies wie welke gegevens over u mag inzien, hoe en hoe lang ze bewaard worden en hoe wordt voorkomen dat onbevoegde personen ze kunnen lezen. Welke gegevens houden wij bij in onze persoonsregistratie? Van elke werkgever die klant is van Arbo Innovatie Groep, zijn gegevens opgeslagen. En ook van elke werknemer die in dienst is van deze werkgever, bewaren wij gegevens in onze persoonsregistratie. Dus ook van u.

Deze persoonsregistratie bevat drie typen gegevens:

  • Stamgegevens over werkgevers (zoals naam, adres, branche, contractnummer)
  • Stamgegevens over werknemers (zoals naam, adres, geslacht, burgerservicenummer BSN (BSN wordt alleen opgevoerd bij doorzetten van gegeven naar het UWV)
  • Variabele gegevens over werknemers (zoals ziekmelding, medische gegevens van spreekuurcontacten, rapportages)

Er is dus zowel minder als meer privacygevoelige informatie opgeslagen. Niet alleen adressen, telefoonnummers en geboortedata, maar ook keuringsrapporten en medische bevindingen van de bedrijfsarts. Soms is er ook informatie opgenomen die afkomstig is van uw huisarts of specialist. Maar dat kan alleen als u toestemming hebt gegeven dat deze informatie aan Arbo Innovatie Groep wordt verstrekt. Echter zijn de medische gegevens alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts en/of de daaraan gekoppelde arbeidsdeskundige.

Hoe bewaren wij uw gegevens?

Vaak staan de gegevens op papier, in brieven of aantekeningen van artsen en andere werknemers van Arbo Innovatie Groep. Daarom is er een uitgebreid digitaal archief met dossiers over alle werkgevers en werknemers. Alle gegevens worden ook in een automatiseringssysteem opgeslagen. Daardoor kunnen wij snel informatie opzoeken of aanpassen aan een veranderde situatie. Passwords (twee staps verificatie) en strakke procedures reguleren de toegang. Het systeem is niet gekoppeld aan andere geautomatiseerde systemen. De gegevens kunnen dus niet vergeleken worden of ‘weglekken’.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  1. Zeven jaar na de beëindiging van een dienstverband (ivm vordering/claim werkgever/werknemer en of belastingdienst)
  2. Tien jaar voor werkgevers die eigen risicodrager zijn;
  3. Tien jaar voor WGA-dossiers;
  4. Vijftien jaar voor medische dossiers.

Welke mensen van Arbo Innovatie Groep mogen uw gegevens inzien?

  • Uw bedrijfsarts en degenen die direct bij uw dienstverlening betrokken zijn
  • Werknemers van Arbo Innovatie Groep die u daarvoor toestemming hebt gegeven Niet iedere werknemer van Arbo Innovatie Groep mag dus zomaar uw gegevens bekijken.

Welke gegevens over u worden aan derden verstrekt?

Hier zijn strikte regels voor. Zo kunnen alleen uw werkgever en de eventuele verzuimverzekeraar van uw werkgever beperkt informatie krijgen. Uw werkgever krijgt dezelfde terugkoppeling als u ontvangt. Hierin staat geen medische informatie.

Uw werkgever ontvangt daarnaast statistische gegevens over het verzuim in zijn bedrijf. Daaruit is echter nooit te herleiden wat de oorzaak was van het verzuim van een individuele werknemer. Er is bijvoorbeeld wel uit de gegevens af te lezen hoeveel dagen er in totaal in een bepaalde periode werd verzuimd door alle werknemers bij elkaar. Voor uw werkgever is dat waardevolle informatie waarmee hij zijn beleid op het gebied van verzuim en arbeidsomstandigheden kan aanpassen. De verzuimverzekeraar krijgt slechts de gegevens die nodig zijn om tot uitkering van ziektegeld over te kunnen gaan, dus alleen de data van ziek- en herstelmelding en of u al dan niet gedeeltelijk het werk hebt hervat.

Kan ik de informatie over mijzelf inzien?

Natuurlijk kunt u informatie over uzelf inzien. Het kan ook zijn dat u wilt weten aan wie in het afgelopen jaar gegevens over u zijn verstrekt. Op dit soort vragen kunt u antwoord krijgen door inzage te vragen in uw dossier. U moet dan een schriftelijk verzoek indienen bij het Arbo Innovatie Groep waarbij uw werkgever is aangesloten. Daarna kunt u, bijvoorbeeld samen met een bedrijfsarts, de gegevens die over u zijn opgeslagen inzien bij Arbo Innovatie Groep. U kunt natuurlijk alleen informatie krijgen over uzelf, niet over anderen. Hun privacy is beschermd, net als die van u. De regels zijn immers zo gemaakt dat anderen ook geen gegevens over u kunnen opvragen.

U kunt bezwaar maken tegen het verwerken van de persoonsgegevens conform artikel 21 van de AVG.